（四）会计凭证的保管要求

1.会计凭证应当及时传递，不得积压，以保证会计核算的及时、正常进行。

2.会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，特别是记账凭证应当连同所附的原始凭证等要按照规定的要求装订、保管，不得散失。

3.原始凭证不得外借（原件），其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人（会计主管人员）批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。

4.从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人（会计主管人员）和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人（会计主管人员）和单位负责人批准后，代作原始凭证。

【例题·单选题】李某受单位领导委派赴上海出差，途中将武汉至上海的火车票遗失，无法报账。请问下列处理方法正确的是（ ）

A.售票单位开具证明，加盖公章，李某单位会计科长和单位领导批准后，代作原始凭证。

B.李某写出书面报告，说明情况，会计机构负责人和单位负责人批准后，代作原始凭证。

C.售票单位开具证明，并经售票单位会计机构负责人和单位负责人批准后，代作原始凭证

D.由李某写出详细情况，加盖售票单位公章，经会计机构负责人和单位负责人批准后，代作原始作凭证。

[答案]B

七、登记会计账簿

（一）会计账簿的种类

会计账簿是指由一定格式、相互联系的账页组成的，用来序时、分类地全面记录和反映一个单位经济业务事项的簿籍。

1.账簿按其用途不同，可分为总账、明细账、日记账和备查账簿四种。（注意区分于《会计基础》：序时账簿、分类账簿和备查账簿三种）

（1）总账（总分类账），是根据一级会计科目（总账科目）开设的。一般有订本账和活页账两种。

（2）明细账（明细分类账），是根据总账科目所属的明细科目设置的。可以采用订本账、活页账、三栏式、数量金额式。

（3）日记账，是一种特殊的序时明细账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日记账。

一般采用订本账。

（4）其他辅助账簿（备查账簿），是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。例如，租借设备登记簿、代销商品登记簿等。

2.账簿按其外形特征不同可分为订本账、活页账和卡片账三种。

（1）订本式账簿，也称订本账，是启用之前就已将账页装订在一起，并对账页进行了连续编号的账簿。

这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。

（2）活页式账簿，也称活页账，是在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起，而是装在活页账夹中，可根据需要增减账页。当账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后），才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。

通常各种明细分类账一般采用活页账形式。

（3）卡片式账簿，也称卡片账，是将账户所需格式印刷在硬卡上。

严格说，卡片账也是一种活页账。

在我国，企业一般只对固定资产明细账的核算采用卡片账形式，也有少数企业在材料核算中使用材料卡片。

【例题·单选题】按照会计账簿的形式不同，其分类不包含（ ）。

A.订本式

B.活页式

C.卡片式

D.三栏式

[答案]D

（二）会计账簿的启用

启用新的会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表，内容包括：单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖有关人员的签章和单位公章。——无账户名称

更换记账人员时，应办理交接手续，在交接记录内填写交接日期和接交人员或监交人员姓名并签章。

（三）会计账簿的登记

1.登账依据——审核无误的会计凭证。

2.登账基本要求

（1）登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

（2）登记账簿时，必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

（3）在登记各种账簿时，应按页码顺序连续登记，不得隔页、跳行。如无意发生错误、隔页、缺号、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由会计人员和会计机构负责人（会计主管人员）在更正处盖章，以明确责任。（注意区分：《会计基础》并由记账人员签名或者签章。）

错账更正方法一般有划线更正法、补充登记法和红字冲（更）正法等三种。

（4）凡需要结出余额的账户，应当定期结出余额。

（5）及时对账（每年至少进行一次）

要做到账实相符、账证相符、账账相符、账表相符。（注意区分：《会计基础》无账表相符。）

账实相符，是会计账簿记录与实物、款项实有数核对相符；

账证相符，是会计账簿记录与会计凭证有关内容核对相符；

账账相符，是会计账簿之间行对应记录核对相符；

账表相符，是会计账簿记录与会计报表有关内容核对相符；

（6）定期结账。

结账前，必须将本期所发生的各项经济业务全部登记入账。结账时，应当结出每个账户的期末余额。结账可分为月结、季结、和年结等。

3.实行会计电算化的单位，其会计账簿的登记、更正，也应当符合国家统一的会计制度的规定。

4.会计账簿的设置和登记，应当符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。

5.禁止账外设账。各单位发生的经济业务事项应当在依法设置的会计账簿中统一登记、核算，不得违反规定私设会计账簿进行登记、核算。

【例1-3-8】 某厂2004年5月以来的现金日记账和银行存款日记账是用圆珠笔书写的，未按页次顺序连续登记，有跳行、隔页现象。分析该案例中有哪些行为不合法。

[解析] 该案例中有下列行为不合法：（1）现金日记账和银行存款日记账用圆珠笔书写不符合规定。理由是：根据《会计基础工作规范》的规定，登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得用圆珠笔或者铅笔书写。（2）会计账簿未按页次顺序连续登记，有跳行、隔页现象不符合规定，理由是：根据《会计基础工作规范》的规定，各种账簿要按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。

【例1-3-9】 会计员小王在登记账簿时，因疏忽隔了一页，此时小王将该页撕去，将原记录重抄一遍，然后紧接其后登记，请问小王的处理是否正确？

[解析] 小王的处理不正确，正确的做法时，将空页划线注销，或注明“此页空白”字样，并由其签名或盖章。

【例题·判断题】各单位发生的经济业务事项应当在依法设置的会计账薄上统一登记、核算，不得私设账外账。（ ）

[答案]√

（四）会计账簿的保管

现金日记账和银行存款日记账保管25年，总账和明细账保管15年，涉外账簿应长期保存

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