第八章 账务处理模块基本操作

第一节 系统初始化

　　二、基础设置

　　基础档案是指系统运行必须的基础数据。基础档案的设置包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、外币及汇率、会计科目、凭证类别、期初余额等。

　　1.启动并注册企业门户

　　2.设置部门档案

　　□内容讲解：

　　部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入部门相关信息。部门档案中包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。

　　3.设置职员档案

　　□内容讲解：

　　职员档案主要用于记录本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。职员档案包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。

　　4.设置客户档案

　　□内容讲解：

　　企业如果需要进行往来管理，就必须建立客户档案。建立客户档案直接关系到企业对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。客户档案中包含了客户的基本信息、联系信息信用信息和其他信息。如果用户设置了客户分类，客户档案必须在末级客户分类中设置，如果未进行客户分类，客户档案则应在客户分类的“无分类”项下设置客户档案。

　　客户档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。

　　5.设置供应商档案

　　□内容讲解：

　　企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。如果用户设置了供应商分类，供应商档案必须在末级供应商分类中设置，如果未进行供应商分类，供应商档案则应在供应商分类的“无分类”项下设置供应商档案。

　　供应商档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。

　　6.设置外币及汇率

　　□内容讲解：

　　如果企业业务结算涉及外币，那么在“填制凭证”中所用的外币及汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。

　　7.设置会计科目

　　□内容讲解：

　　会计科目设置的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理。财会人员可以根据会计核算和管理的需要，设置适合自身业务特点的会计科目体系。

　　会计科目设置的内容如下。

　　科目编码。科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。其中，各级科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。

　　科目名称。科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。科目中文名称和英文名称不能同时为空。

　　科目类型：科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。

　　账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式四种账页格式供选择。

　　助记码。用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。通常科目助记码不必唯一，可以重复。

　　科目性质（余额方向）。增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能 在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。

　　辅助核算。也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。

　　银行账、日记账核算。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

　　外币核算。用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名，

　　数量核算。用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件 、吨等。

　　8.设置凭证类别

　　□内容讲解：

　　许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。

　　通常，系统提供五种常用分类方式供选择：

　　记账凭证

　　收款、付款、转账凭证

　　现金、银行、转账凭证

　　现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证

　　自定义凭证类别

　　某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：

　　借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；

　　贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；

　　凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；

　　凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；

　　无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

　　9.输入期初余额

　　□内容讲解：

　　在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数；若企业是年中建账，而又希望查询结果全面反映全年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。

　　期初余额的录入分两部分：无辅助核算科目期初余额录入、有辅助核算科目期初余额录入。

　　（1）无辅助核算科目期初余额录入

　　余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。

　　（2）有辅助核算科目期初余额录入

　　在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。

　　期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

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