系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程，将通用会计核算软件转变成专用会计核算软件。系统初始化是整个会计电算化工作的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。系统初始化主要包括以下内容。

(一)系统管理

系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护。具体包括账套管理、年度账管理、操作员管理。

1.启动和注册系统管理

系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员(Admin)的身份，二是以账套主管的身份。

系统管理 员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份)，以及该账套操作员权限的设置等。

2.设置操作员

操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。凡是允许操作会计电算化系统的会计人员均应首先设置为系统用户，成为系统的合法使用者，然后按照内部控制制度对岗位分工的要求，赋予不同用户相应的权限。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查，根据其权限设置限制其所能访问和操作的功能。只有进行严格的操作分工和权限控制，才能避免无权、越权操作的发生，保证会计资料的安全性、可靠性与保密性。

3.建立账套

账套就是一个单位在会计电算化系统中的所有会计资料，即一套会计数据文件。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。其中，账套建立、引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。

建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先，应根据企业的具体情况设置基础参数，然后，软件通过这些基础参数自动建立一套账。账套参数设置主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。

(1)设置账套信息。

账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一且必须输入。

账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。一般为使用该账套的单位名称，也可以根据需要命名。

账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径，系统有默认路径，也可以修改。但一般建议使用系统的默认路径。从安全角度考虑，一般应当在计算机硬盘上建立专门目录作为数据库路径，切忌将数据库路径指定为某个磁盘的根目录，或者指定到U盘等移动存储介质上。

启用会计期：新设置账套被启用的时间。

会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。软件将根据会计制度规定按自然年和自然月自动设定好会计期间。单位也可以根据实际情况自行设定，例如，某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。会计期间设定完成后，不能再对其进行修改。

(2)设置单位信息：单位信息用于记录本单位的基本信息。企业除定义单位名称外，还可按照实际情况建立本单位的基本信息资料，如单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等。

(3)确定核算类型：用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码、本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。

本位币代码：用来输人新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。记账本位币设置后不能更改。

本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，用户必须输入。

账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，用户必须选择输入。

企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务;如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。

行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。

是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。

(4)确定分类信息：如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不进行分类核算;如果相对较多，通常要进行分类核算。

(5)确定编码方案：为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。

(6)设置数据精度：数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量小数位数和单价小数

位数。

(7)系统启用：在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，根据需要启用相应的子系统。

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