在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常业务处理。日常账务处理主要是根据提供的业务资料，利用会计核算软件完成填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证和账簿。

(一)填制凭证

在实际工作中，可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容。

填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。

1.增加凭证

凭证输入是账务处理模块的数据入口，凭证数据是账表数据的来源。记账凭证录入过程中，会计核算软件会对凭证录入的正确性进行控制。记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分;二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容;如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的内容。

(1)凭证头部分。

①凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。

②凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统也同时自动管理凭证页号，当某号凭证不只一页时，系统将自动在凭证号后面标上分单号。

③制单日期。即填制凭证的日期。系统自动进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。制单日期一般随凭证编号增加而递增。

④附单据数。即所输入凭证的原始单据张数。

(2)凭证正文部分。

①摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。

②会计科目。必须输入末级科目。输入时，可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码等。会计核算软件会对输入的会计科目进行存在性检查、符合性检查和是否最底级科目检查。

③辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，然后进行修改。

④金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字以负数形式输入。保存凭证时，软件将检查借贷总额是否相等。

2.修改凭证在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。如果凭证已经审核，则不能修改，只有取消审核后才可以修改。

3.删除凭证

(1)作废/恢复凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。若当前凭证已作废，还可取消作废标志，将当前凭证恢复为有效凭证。

(2)整理凭证。凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能恢复本月月初的记账前状态，再进行凭证整理。

4.查询凭证

总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时，也提供了强大的信息查询功能。用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

(二)审核凭证

审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查员认为错误或有异议的凭证，应交予制单员修改后再审核，只有具有审核权的人才能进行审核操作。会计制度规定，审核与制单不能为同一人。凭证既可逐张审核，也可成批审核。

提示：审核人必须具有审核权;作废凭证不能被审核，也不能被标错;审核人和制单人不能是同一个人;凭证一经审核，不能被修改、删除;只有取消审核签字后才可以修改或删除;已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。

(三)记账

在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。会计核算软件记账只是对已记账的凭证做记账标 志，并不实际登记和更新账册数据。

记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。记账操作每月可多次进行。一般来说，只有经过审核的凭证才能记账。

(四)账簿查询

企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成正式的会计账簿。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。查询账簿，需要设定查询条件，查询的结果可以屏幕显示，也可以打印输出。

1.基本会计核算账簿管理

基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。(1)总账的查询及打印。总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。总账可以由科目余额表代替。

(2)明细账的查询及打印。明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。

(3)日记账的查询及打印。日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日.记账的查询和打印。现金、银行存款日记账等需要逐日结算的账簿只能依据已记账凭证生成。

提示：会计核算软件一般提供从总账到明细账或者日记账，再到凭证的联查功能。

2.各种辅助核算账簿管理

辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。

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