第三章 会计电算化基本要求

第五节 会计电算化档案的基本要求

一、会计电算化档案存储介质

二、会计电算化档案的主要内容

1.会计档案的内容

（1）会计凭证类

（2）会计账簿类

（3）财务报告类

（4）其他类

2.会计电算化档案的形式

（1）打印输出纸质会计档案

①现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法进行保管；如果每天业务量较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。

②一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿，可满页打印。

③在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表&rdquo ;一般要求每月打印一次。

④明细账要求每年打印一次或在需要时打印。发生业务较少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。

（2）采用磁性介质存储会计档案

对于会计数据量大的特大型单位，考虑到实行会计电算化后账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的条件下，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案后，可以采用上述存储介质保存会计档案，而无须打印。但这些单位要定期对存放在上述存储介质上的数据进行复制，防止由于各种原因造成数据读取的困难。采用上述存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。

三、其他属于会计电算化档案的文件

1.系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。

2.软件操作权限分配表、软件操作日志等都应作为电算化档案进行保管。

四、电算化档案管理

1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。

2.采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于介质损坏而是会计档案丢失。

3.各种会计资料包括打印出的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在可擦写介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染计算机病毒。

五、电算化档案后续检查

Joy is found only is Love, Life is found only in loving. 只有在爱中才能找到欢乐,只有在爱别人中才能找到生活.
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