第四章 账务与报表处理系统

第三节 账务系统日常账务处理

在总账系统中，初始设置完成后，便能够进行日常业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证和账簿。

一、记账凭证的形成

1.手工编织记账凭证录入计算机。这种方式是指人工根据原始凭证来填制记账凭证然后输入计算机系统中。这是目前条件下账务处理的主要数据源，也是记账凭证形成的最主要方式。

2.系统自动生成的记账凭证。账务系统内部，对格式和含义比较固定的转账凭证可以直接由计算机自动生成。最典型的例子就是期末的各项费用结转入本年利润科目生成的结转记账凭证。

3.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成的记账凭证。这种方式最典型的例子就是工资系统模块和固定资产系统模块生成记账凭证，并直接存于账务系统中。

二、凭证填制

（一）填制凭证

记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的各项内容。

（1）凭证头内容包括。

① 凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。

② 凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统也同时自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页时，系统将自动在凭证号后面标上分单号，如：收-0001号0002/0003表示收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号的方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。

③ 制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。

④ 附单据数。即所输入凭证的原始单据张数。

（2）凭证正文内容包括。

① 摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。

② 科目。必须输入末级科目。输入时，可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码等。

③ 辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，然后进行修改。

④ 金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字以负数形式输入。

[例4-14]填制记账凭证

（1）（普通凭证）1日，销售部赵达请客户吃饭，现金消费600元。（附单据一张）

（付款凭证） 摘要：招待客户

借：销售费用（6601） 600

　　贷：库存现金（1001） 600

（2）（银行科目）3日，财务部王晶从工行提取现金5000元，作为备用金。（现金支票号XP001）

（付款凭证） 摘要：提现

借：库存现金（1001） 5000

　　贷：银行存款/工行存款（100201） 5000

（3）（外币科目）5日，收到大恒集团投资资金20000美元，汇率1：6.8.（转账支票号ZP001）

（收款凭证） 摘要：收到投资

借：银行存款/中行存款（100202） 136000

　　贷：实收资本（4001） 136000

（4）（数量核算）7日，采购部白方采购空白光盘1000张，每张2元，材料直接入库，货款以银行存款支付。（转账支票号ZP002）

（付款凭证） 摘要：购空白光盘

借：原材料/空白光盘（140301） 2000

　　应交税费/应交增值税/进项税额（22210101） 340

　　　贷：银行存款/工行存款（100201） 2340

（5）（客户往来）10日，销售部赵达收到北京汇仁学校转来一张转账支票，金额50000元，用以偿还前欠货款。（转账支票号ZP003）

（收款凭证） 摘要：收到货款

借：银行存款——/工行存款（100201） 50000

　　贷：应收账款（1122） 50000

（6）（供应商往来）12日，采购部白方从北京利源购入英语学习光盘100张，单价60元，货税款暂欠，商品已验收入库。

（转账凭证） 摘要：购光盘

借：库存商品（1405） 6000

　　应交税费/应交增值税/进项税额（22210101）1020

　　　贷：应付账款（2202） 7020

（7）（部门核算）14日，管理室支付业务招待费4000元。（转账支票号ZP004）

（付款凭证 ）摘要：支付招待费

借：管理费用/招待费（660204） 4000

　　　贷：银行存款/工行存款（100201） 4000

（8）（个人往来）16日，管理室张明出差归来，报销差旅费6000元。

（转账凭证） 摘要：报销差旅费

借：管理费用/差旅费（660203） 6000

　　贷：其他应收款（1221） 6000

（9）（项目核算）18日，研发部领用光盘400张，单价2元，用于制作“学习革命”软件。

（转账凭证） 摘要：领用空白光盘

借：生产成本/直接材料（500101） 800

　　贷：原材料/生产用原材料（140301） 800

（10）23日，销售部赵达售给大连海光公司“学习革命”软件100套，每套200元，货款未收。

（转账凭证） 摘要：销售软件

借：应收账款（1122） 23400

　　贷：主营业务收入（6001） 20000

　　　应交税费/应交增值税/销项税额（22210102） 3400

（11）31日，结转“学习革命”软件产品销售成本。数量：100套，单价：60元。

（转账凭证） 摘要： 结转销售成本

借：主营业务成本（6401） 6000

　　贷：库存商品（1405） 6000

注意事项：

· 采用序时控制 时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。

· 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

· 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

· 科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。

· 金额不能为“零”，红字以“-”号表示。

· 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

· 不能确定的辅助核算信息可不输入。

The best mirror is a friend's eye. 朋友的眼睛是最好的镜子.
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