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数据的管理与分析
在数据清单下,可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。
(一)数据的排序
数据的排序是指在数据清单中,针对某些列的数据,通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的顺序。用户可按照相关步骤进行快速排序和自定义排序。
(二)数据的筛选
数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。
筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行,暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息,用户可以快速查找数值。用户不但可以利用筛选功能控制需要显示的内容,而且还能够控制需要排除的内容。用户可进行快速筛选、高级筛选和清除筛选。
(三)数据的分类汇总
数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。分类汇总采用分级显示的方式显示数据,可以收缩或展开工作表的行数据或列数据,实现各种汇总统计。
1.创建分类汇总
需设置采用的“汇总方式”和“选定汇总项”的内容,数据清单将以选定的“汇总方式”按照“分类字段”分类统计,将统计结果记录到选定的“选定汇总项”列下,同时可以通过单击级别序号实现分级查看汇总结果。
2.清除分类汇总
打开“分类汇总”对话框后,单击“全部删除”按钮即可取消分类汇总。
(四)数据透视表的插入
数据透视表是根据特定数据源生成的,可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据,而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
1.数据透视表的创建
单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项,接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行相关操作可创建数据透视表。
数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成,可以通过需要选择不同的页字段、行字段、列字段,设计出不同结构的数据透视表。
2.数据透视表的设置
(1)重新设计版面布局。
(2)设置值的汇总依据。
(3)设置值的显示方式。
(4)进行数据的筛选。
(5)设定报表样式。
(五)图表的插入
框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表,选择“插入”菜单中的“图表”菜单,按照相关步骤操作可完成图表的插入。
图表不仅可以根据需要分别输入标题和各轴所代表的数据含义,而且可以适当调整大小及其位置。
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