第十章　会计档案

第一节　会计档案概述

一、会计档案的概念
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 
二、会计档案的内容
会计档案的具体内容包括： 
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片账，辅助账簿，其他会计账簿。 
（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 
（四）其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 
【例题1·单选题】以下会计资料中不属于会计档案的是（ ）。 
A.现金日记账 
B.总账 
C.购销合同 
D.购货发票 
[答案]C
三、会计档案的归档
（一）会计档案的整理（了解） 
（二）>会计档案的装订 
下面详细讲解一下凭证的装订： 
第一，会计凭证装订之前，要检查每张会计凭证所附原始凭证的张数是否齐全，并且要对附件进行必要的外形加工。要是超过记账凭证宽度和长度的原始凭证，都要整齐的折叠进去；凡是过窄、过宽的附件，不能直接装订时，应先粘贴于专制的原始凭证粘贴纸上，然后再装订粘贴纸。 
第二，装订之前要检查原始凭证是否分月按自然数1、2、3、4、5……顺序连续编号，是否有跳号或者重号现象。 
第三，装订之前要进行设计，确定每月会计凭证的装订册数。每册的厚度应该基本保持一致，一般每册厚度在2厘米-3厘米为宜，且不能把几张一份的记账凭证拆开装订在两册之中，要做到易于翻阅而且美观。 
第四，所有会计凭证每册都要用结实的牛皮纸加具封面，并且在封面上注明会计单位名称、会计凭证名称；此外，封面上还要填写凭证上所反映的经济业务发生的年、月份，凭证的起止号码，本扎凭证为几分之几或者本月几册，本册为第几册，还要在记账凭证封面上加盖单位负责人，财务负责人和装订人的印章，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。 
会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 
会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。凭证装订册数可根据凭证数量确定，原则上以月份为单位装订。 
为了使装订成册的会计凭证外型美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。
2.会计账簿装订（了解） 
3.会计报表装订（了解）
第二节　会计档案的保管期限

根据《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 
当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。 
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 
【例题2·单选题】各单位每年形成的会计档案，都应由（ ）负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 
A.会计机构 
B.档案部门 
C.人事部门 
D.指定专人 
[答案]A
一、会计档案的移交手续（了解）
二、会计档案的保管要求（了解）
三、会计档案的保管期限
各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。 
永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为：3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 
《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体可以分为：（主要了解企业的） 
1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告； 
2.25年的：现金和银行存款日记账； 
3.5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单； 
4.3年的：月度、季度财务报告； 
5.15年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计移交清册。 
【例题3·单选题】会计档案的保管期限是从（ ）算起。 
A.会计年度终了后第一天 
B.审计报告之日 
C.移交档案管理机构之日 
D.会计资料的整理装订日 
[答案]A
【例题4·单选题】原始凭证和记账凭证的保管期限为（ ）。 
A.15年 
B.25年 
C.3年 
D.10年 
[答案]A
【例题5·单选题】各种会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两类。定期保管期限分为（ ）。 
A.3年、10年、20年、30年、40年5种 
B.1年、5年、10年、15年、20年5种 
C.3年、5年、10年、15年、20年5种 
D.3年、5年、10年、15年、25年5种 
[答案]D
第三节　会计档案的查阅、复制和销毁
一、会计档案的查阅和复制
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 
二、会计档案的销毁
会计档案保管期满需要销毁时，可以按照以下程序销毁： 
（1）由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。 
（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 
（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。 
（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 
注意：对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证，以及涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 
【例题6·多选题】保管期满，不得销毁的会计档案有（ ）。 
A.未结清的债权债务原始凭证 
B.正在建设期间的建设单位的有关会计档案 
C.超过保管期限但尚未报废的固定资产购买凭证 
D.银行存款余额调节表 
[答案]ABC
[解析]对于保管期满但尚未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，有档案部门保管到未了事项完结为止，选项A、C属于这种情况。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。 
【例题7·多选题】按照《会计档案管理办法》的规定，下列说法中正确的有（ ）。 
A.会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类 
B.单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管 
C.企业银行存款余额调节表、银行对账单和固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年 
D.我国境内所有单位的会计档案不得携带出境 
[答案]BCD
[解析]各种会计档案的保管期限根据其特点分为永久和定期两种。会计档案的定期保管期限分为：3年、5年、10年、15年、25年5种。 
【例题8·判断题】销毁会计档案时，应由单位档案机构和会计机构共同派员监销。（ ） 
[答案]√
总结 
1.一定要结合教材将课程完整地学习一遍。 
2.学习时重在理解，不要死记硬背。 
3.要注意学习方法：结合教材多做练习。例如历年考题和中华会计网校编写的辅导资料中的习题。做题时要以教材为准，主要目的是加深印象，另外每年教材可能有变化、答案也有可能有错，要以最新教材为主，掌握每一个知识点。 
【例题9·多项选择题】以下账户属于资产类的有（ ）。 
A.应收账款 
B.预付账款 
C.应付账款 
D.预收账款 
[答案]AB
变形1.【例题10·多项选择题】以下账户属于负债类的有（ ）。 
[答案]CD
变形2.【例题11·判断题】预付账款是负债类账户。（ ） 
[答案]×
4.认真学习，基础知识一定要掌握扎实，为以后打基础。