公文的文面格式，指公文正式文本的印制规格样式。它有极强的程式性、规范性，这既有利于公文的处理，也有利于公文的写作。为提高公文写作和处理的质量和效率，必须注重公文文面格式的规范化。
　　一、公文文面格式的类型
　　1.公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用最多的文面格式。机关、单位、团体往来的正式公文，通常采用了公文格式这种文面格式。这种文面格式由《条例》和《办法》以及《中华人民共和国国家标准行政机关公文格式》作出了统一规定，显得正规、庄重、严肃、规范。
　　2.专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。在不同的领域、部门、行业、专业，各类规范文本的文面格式都有所不同，如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书，其规范文本格式迥异。但在同一专业、行业、领域中的规范文本，其文面格式则是一样的，如经济合同规范文本，在全国各地都通用。这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。
　　规范文本将有关内容分项列出，设计好项目名称和应填写的内容，编制成表格文书。各项目之后留下足够空白，让使用单位和个人按规定填写。填写好经审查无误后，要按规定分别盖上单位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人(个人)也要签名盖章。有时，有关各方(如必需的中介方、担保方、委托方、主管方)也要盖章联署。有的还要经有关方面公证、签证并签字盖章。有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本，甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本，具有同等法定效力，受到法律保护，是特殊的正本形式。而虽已填上相关内容，却并未经有关各方签字盖章的规范文本，则不具备法定效力，一律视为草稿。
　　3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等，也常采用一般文章的文面形式单独印发。这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。
　　二、规范的公文文面格式的作用
　　1.保证公文的完整、正确、庄重，‘是公文权威性、_有效性的具体表现形式。如公文的红色版头，可区别于其他应用文，形式上更显庄重、严肃;加盖发文机关印章，是公文生效的重要标志。
　　2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。
　　3.可以为办公自动化奠定基础。公文格式的规范化、标准化，是采用计算机技术和其他先进设备来处理公文的前提和要求。没有公文格式的规范化，是难于实现公文处理的现代化的。
　　三、公文文面格式的特点
　　公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删;公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有一这样，才一有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。
一、通告
　　(一)通告的分类
　　1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。
　　2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。
　　(二)通告的写作
　　1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。
　　2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。
　　——通告缘由通常用“为了……，根据……，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。
　　——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。
　　——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。
　　3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。
　　4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。
　　5.注意通告与公告的区别。
　　二、通知
　　(一)通知的特点和用途
　　1.应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。
　　2.有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。
　　3.有明显的时效性。
　　通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。
　　(二)通知的分类
　　1.布置工作的通知即工作通知。
　　2.召开会议的通知即会议通知。
　　3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。
　　4.任免通知用于任免、聘用有关人员。
　　5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。
　　(三)通知的基本结构和写法
　　各类通知均可按以下结构来组织全文。
　　1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”(如会议通知、停电通知)外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。
　　2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。
　　3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。
　　正文的结构大体说来，可以有三种写法：
　　总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。
　　归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。
　　篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。
　　4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。
　　(2)通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。
　　一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。如上面例文就是这种写法。
　　一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语(词组)提示本条内容范围。有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语(词组)。如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。
　　有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。
　　第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。
　　(3)通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。
　　2.会议通知
　　这类通知写法比较简单、灵活。
　　一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。
　　一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如：
　　会议通知
　　经局长办公会商定，于5月20日(星期一)下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。请准时出席。
　　x x市人事局办公室
　　二○○二年五月十六日
　　一种是传阅式会议通知，受文对象不在正文开头，常在正文之后用“此致”引出受文对象，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。这种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。
　　3.批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章而发的，通知成了正件，原文件或规章成了附件。正件、附件一起，组成了完整的通知。
　　例如：
　　成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区(市)县人民政府
　　市计委、市外经委《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》已经市政府同意，现批转给你们，请遵照执行。
　　二○○一年三月二十一日(印章)
　　《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》(略)
　　批转、转发性通知的正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明文件名称及原发文单位;批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。
　　发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单，一般写上“现将《xx(规章或管理规章名称)》印发给你们，望认真贯彻执行”即可。有的还要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期，有的简要写明规章或规章制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。
　　基层机关单位层层转发上级有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，结构显得累赘。可简化这种标题，省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。例如：
　　××县粮食局转发《x x市粮食局转发<省粮食局转发[国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知〕的通知)的通知》的通知
　　可改写为《xx县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知的通知》，就简明多了。而在正文中可以写道：“近日，我们收到了省粮食局、市粮食局转发的《xx通知》”，这样，有利于上下级关系的协调。
　　4.任免通知其正文写法极为规范、单一，只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注意依法行文。
　　5.事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似，但用法又有不同。使用时要注意，这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要;少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
　三、通报
　　(一)通报的特点及作用
　　通报具有知晓性和指导性的特点，它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。具体说来，其作用是：
　　1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评，借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。
　　2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报，能及时交流信息，上情下达，促进上下级之间、有关部门之间相互了解。
　　(二)通报的分类
　　根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。
　　1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。
　　2.批评性通报用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。
　　3.情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以作为工作的参考。
　　从写法上看，又可分直述式通报和转述式通报。直述式通报是作者直接叙述通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。转述式通报则是针对附件(如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等)所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。
　　(三)通报的写作
　　1.通报的一般结构
　　(1)标题有两种写法。一是公文标题;一是新闻式双标题，多是正题加副题，也可写为眉题加正题。前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。
　　(2)主送机关行文对象有专指的，写明主送机关;普发性的通报，也可不写主送机关，而在文后的发至范围中注明。
　　(3)正文各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的写法也有区别。正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结构。
　　(4) 落款注明发文机关和成文日期。
　　2.表彰性通报的写作
　　这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。
　　先进事迹在直