第八章 账务处理模块基本操作

第四节 编制会计报表

　　一、会计报表编制概述

　　1、格式状态和数据状态

　　报表编制分为两大部分来处理，即报表定义以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。

　　①格式状态。在报表格式状态下进行有关格式和公式设计的操作，报表格式如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，也可进行报表公式的设计，如单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式等。

　　②数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

　　报表工作区的左下角有一个&ld quo;格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。

　　2、单元

　　单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如：C8表示第3列第8行交汇的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。

　　①数值单元。用于存放报表的数值型数据。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。

　　②字符单元。用于存放报表的字符型数据。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。

　　③表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。

　　3、表页

　　一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。

　　4、关键字

　　关键字是可以引起报表数据发生变化的项目。共有六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，还可自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。

　　关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每张报表可以定义多个关键字。

　　5、函数

　　企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中，取数是通过函数实现的。

　　（1）自账簿取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：

　　函数名（“科目编码”，会计期间，[“方向”]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2]）

　　●科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。

　　●会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字。

　　●方向即“借”或“贷”，可以省略。

　　●账套号为数字。

　　●会计年度即数据取数的年度，可以省略。

　　●编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。

　　账务取数函数主要有：

　　总账函数 金额式 数量式 外币式

　　期初额函数：QC（ ） sQC（ ） wQC（ ）

　　期末额函数：QM（ ） sQM（ ） wQM（ ）

　　发生额函数：FS（ ） sFS（ ） wFS（ ）

　　累计发生额函数： LFS（ ） sLFS（ ）wLFS（ ）

　　条件发生额函数： TFS（ ） sTFS（ ）wTFS（ ）

　　对方科目发生额函数：DFS（ ） sDFS（ ）wDFS（ ）

　　净额函数： JE（ ） sJE（ ） wJE（ ）

　　汇率函数： HL（ ）

　　（2）自本表本页取数的函数。主要有以下几个：

　　数据合计：PTOTAL（ ）

　　平均值：PAVG（ ）

　　最大值：PMAX（ ）

　　最小值：PMIN（ ）

　　（3）自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT（ ）函数从本表其他表页取数。

　　（4）自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用 “报表[.REP]”->单元的格式指定要取数的某张报表的单元。

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