公文的作用具体体现在以下五个方面：

(一)领导指导作用

党和国家机关的领导作用，主要是通过制定路线、方针、政策，制订各种办法、措施 等来体现和发挥的。而路线、方针、政策、措施等通常以制成各种公文的形式下达。上级机关下发的文件，就是把领导意图直接发布出去，表明对有关问题的态度，并提出解决问题的意见、办法，这些文件对下级的工作起着领导和指导作用。

(二)规范制约作用

公文作为管理国家和社会事务的重要工具，其本身所具有的权威性和法定性赋予了它很强的规范和约束作用。各级党政机关的各种法规、规章、政令、条例、决定等公文一经正式发布，便成为全党、全社会的行为规范，在它的有效时间和范围内，无论各级各类社会组织、还是个体成员都必须依照执行，不得违反。

(三)联系沟通作用

一个机关的公务活动，涉及上下左右各机关的工作联系。公文是请示和答复问题、指导和商洽工作以及沟通情况的重要手段，是加强机关部门之间横向联系的纽带。各级党政机关、社会团体、企事业单位之间，需要经常地用公文传递信息、沟通情况、商洽工作、交流经验。

(四)宣传教育作用

公文的宣教作用，体现在公文文本中就是要提出工作方针、任务和措施，讲解工作意义，提高人们的认识;使人们不但知道要做什么，怎样去做，而且知道为什么要这样做，从而减少盲目性，增强自觉性，把党和政府的意图变为人们自觉的行动，由此把上下左右的意志都集中到完成共同的任务中来。

(五)凭证依据作用

公文是办理公务的凭证和依据。公文立卷归档后，还具有文献的作用，是今后查考工作、研究历史的重要凭证。