▼操作演示
参见“操作演示\8-12.htm”。
9.输入期初余额
□内容讲解：
在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数；若企业是年中建账，而又希望查询结果全面反映全年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。
期初余额的录入分两部分：无辅助核算科目期初余额录入、有辅助核算科目期初余额录入。
（1）无辅助核算科目期初余额录入
余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。
（2）有辅助核算科目期初余额录入
在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。
期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。
●例8-13
1221 其他应收款 借4000

2241 其他应付款 贷4000
▼操作演示
参见“操作演示\8-13.htm”。

第二节　日常账务处理操作

　　在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常及期末业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。期末业务处理主要包括期末自动转账、期末结账等内容。
　　
　　一、重新注册企业门户
　　●例8-14
　　以会计王娟的身份重新注册企业门户。
　　用户名“102”；密码为空；账套“900电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-31”。
　　 [答疑编号3572080301]
　　▼操作演示
　　参见“操作演示\8-14.htm”。
　　
　　二、填制凭证
　　□内容讲解：
　　在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单而后集中输入。一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前者，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后一种处理方式。
　　通常，一张凭证中可填写的行数是没有限制的，可以是简单分录，也可以是复合分录，但每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。
　　凭证填制的内容包括凭证头和凭证体两部分。
　　（1） 凭证头：反映凭证类别、凭证编号、附单据数和制单日期内容。
　　凭证类别：输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。如果没有设置凭证类别，则此处为空。此后，系统将自动生成凭证编号。
　　凭证编号：在凭证编号方式为“系统自动编号”模式下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。在凭证编号方式为“手工编号”模式下，则可以手工录入凭证编号。
　　制单日期：系统自动取进入账务处理资系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。
　　附单据数：本张记账凭证应附的原始凭证的张数。
　　（2）凭证体：输入本张凭证的分录信息。包括摘要、科目、借贷方向、发生金额等内容。
　　摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。
　　科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，也可以参照输入。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。
　　辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。
　　如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额。
　　若科目为银行科目，那么，还应输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。输入这些数据的目的主要是便于进行银行对账，同时也可以方便对支票的管理。
　　金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。
　　●例8-15
　　填制如下凭证。
　　1月10日，管理部招待客户，消费3000元，以转账支票支付，票号ZP101。
　　摘要：招待客户
　　付款凭证：
　　借：管理费用-招待费 3000
　　　　贷：银行存款-工行存款 3000
　　▼操作演示
　　参见“操作演示\8-15.htm”。
　　◆注意事项
　　· 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
　　· 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
　　· 科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。
　　· 金额不能为“零”; 红字以“－”号表示。
　　· 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
　　
　　三、修改凭证
　　□内容讲解：
　　虽然在凭证录入环节系统提供了多种确保凭证输入正确的控制措施，但仍然避免不了发生错误。为此，系统提供了凭证修改功能，但仅限于对已输入未审核状态的凭证。
　　修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭证，直接修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。
　　未经审核的错误凭证可直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再修改。
　　●例8-16
　　修改记账凭证。
　　将上张凭证中“管理费用-招待费”科目的辅助核算部门改为“采购部”，借贷方金额修改为4000。
　　▼操作演示
　　参见“操作演示\8-16.htm”。
　　
　　四、查询凭证
　　□内容讲解：
　　总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。具体体现在：
　　（1）丰富灵活的查询条件
　　既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目、等辅助查询条件。各查询条件也可组合设置。
　　（2）联查明细账、辅助明细及原始单据
　　当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账。如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账。若当前凭证是由外币系统制单生成，选择“联查原始单据”命令，系统将显示生成这张凭证的原始单据。
　　●例8-17
　　查询记账凭证。
　　查询2011年1月“收0001号”记账凭证并显示。
　　▼操作演示
　　参见“操作演示\8-17.htm”。
　　
　　五、审核凭证
　　□内容讲解：
　　为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。
　　●例8-18
　　审核已填制的记账凭证。
　　▼操作演示
　　参见“操作演示\8-18.htm”。
　　◆注意事项
　　·所有填制的凭证必须经过审核。
　　·审核人必须具有审核权。
　　·审核人和制单人不能是同一个人。
　　·凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。
　　·凭证可以单张审核也可以成批审核。
　　
　　六、记账
　　□内容讲解：
　　计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。
　　系统记账过程：
　　（1）选择记账凭证
　　即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。确定记账范围时可以单击“全选”按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别第1~9号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。
　　（2）记账报告
　　系统自动记账前，需要相应的检查，检查完成后，系统显示记账报告，呈现检验的结果，如期初余额不平或哪些凭证未审核或出纳未签字等。
　　（3）记账
　　记账之前，系统将自动进行硬盘备份，保存记账前的数据，一旦记账过程异常中断，可以利用这个备份将系统恢复到记账前状态。
　　●例8-19
　　将已审核凭证全部记账。
　　▼操作演示
　　参见“操作演示\8-19.htm”。
　　◆注意事项
　　·第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。
　　·上月未记账，本月不能记账。
　　·未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。
　　·每月可多次记账。
　　
　　七、查询账簿
　　□内容讲解：
　　查询账簿包括基本账簿查询和辅助账簿查询。
　　1、基本账簿查询
　　基本账簿查询包括总账、余额表、明细账、日记账等账簿的查询。
　　打开“总账→账簿查询”菜单，可查询总账、余额表、明细账等账簿。
　　打开“现金→现金管理→日记账”菜单，可查询现金日记账和银行存款日记账。 
　　2、辅助账簿查询
　　辅助核算账簿包括个人往来、部门核算、客户往来和供应商往来的总账、明细账查询输出。
　　打开“总账→辅助查询”菜单，可查询个人往来、部门核算辅助账。
　　打开“往来→辅助”菜单，可查询客户往来、供应商往来辅助账。
　　●例8-20
　　查询“1403原材料”总账，然后联查明细账。
　　▼操作演示
　　参见“操作演示\8-20.htm”。
第三节结账

　　通用账务处理子系统都设有结账功能。根据有关会计制度的规定，结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作。计算机的结账工作也应按此办理，稍有不同的是：计算机每次记账时均已结出各科目的发生额和余额，因此结账工作主要是计算机控制系统改变某些状态，确定本月的数据已处理完毕，不再增加新的凭证。
　　结账工作应由具有结账权的人员进行。由于结账工作比较重要，应该确定专人进行结账工作。
　　通用账务系统结账工作的一般处理步骤：
　　（1）停止本月的记账工作。
　　（2）进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同。
　　（3）进行试算平衡。
　　（4）将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。
　　期末结账时应注意的问题：
　　（1）各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。
　　（2）当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。结账后就不能再输入该月凭证。
　　（3）上月未结账，本月无法结账。
　　（4）每月只能结账一次，因此一般结账前应作数据备份。
　　●例8-21
　　对本账套进行结账。
　　▼操作演示
　　参见“操作演示\8-21.htm”。