第五章 会计软件操作

　　第一节 系统管理

　　一、概述

　　系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括一下几个方面：

　　1.账套管理。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。

　　2.年度账管理。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。

　　3.操作员及其权限管理。操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限等。

　　二、启动和注册系统管理

　　(一)启动和注册系统管理

　　系统允许以两种身份进入系统管理。一是以系统管理员的身份;二是以账套主管的身份。

　　系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

　　账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。

　　(二)设置操作员

　　设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。

　　1.增加操作员

　　增加操作员时，必须指定操作员编号、姓名、定义并确认操作员口令。

　　(1)操作员编号(ID)：用来标识所设置的操作员，操作员编号必须是唯一的，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复;

　　(2)操作员全名：即操作员姓名，是操作员登录各系统时的用户名，内容不能为空;

　　(3)部门：即操作员所属部门，部门内容可以不填;

　　(4)口令：即操作员登录系统时使用的口令。

　　2.修改或删除操作员

　　设置的操作员一旦登录过系统，便不能被修改或删除，所以“修改”或“删除”只能对未启用的操作员进行，另外还可以设置操作员处于“有效”(启用)或“注销”(无效)状态。

　　例题：

　　以账套主管的身份注册系统管理时，不能进行的操作是( )。(单选)

　　A.建立账套 B.修改账套

　　C.年度账清空 D.年度账引入

　　答案：A。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。建立账套是系统管理员的权限。
三、建立账套
　　建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套帐簿文件。首先应根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件通过这些基础参数自动建立一套账。

　　首次使用系统时，应先进行账套参数设置。主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。

　　(一)设置账套信息

　　1.账套号：用来输入新账套的编号，账套号为3位，唯一且必须输入。

　　2.账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。

　　3.账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径。

　　4.启用会计期：新设置账套被启用的时间。

　　5.会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结帐日期。

　　(二)设置单位信息

　　单位信息用于记录本单位的基本信息。主要包括单位名称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。

　　(三)确定核算类型

　　用于记录本单位的基本核算信息，包括：

　　1.本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码。

　　2.本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，必须输入。

　　3.账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，必须选择输入。

　　4.企业类型：系统提供了工业和商业两张类型，必须选择输入。

　　5.行业性质：系统按照所选择的行业性质预置科目，必须选择输入。

　　6.是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。

　　(四)确定分类信息。

　　如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。

　　(五)确定编码方案

　　编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。

　　(六)设置数据精度

　　数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。

　　(七)系统启用

　　在建立账套时，可选择启用的子系统。也可以在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。

　　例题：

　　账套号是区别不同账套的唯一标识。( )(判断)

　　答案：√。账套号是用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。
四、设置操作员权限
　　操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。两者权限有所区别。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。提示：

　　1.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。

　　2.系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，所设置的操作员权限一旦被引用，就不能修改或删除。

　　例题：

　　账套主管可以对所有账套的操作员进行权限指定。( )(判断)

　　答案：×。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。注意两者的区别。

　　【练习题】

　　1、 账务系统第一次投入使用时也有类似手工的建账工作，这就是(D)。

　　A. 设置会计科目 B.设置帐套 C.设置凭证类别 D.系统初始设置

　　2、 账务系统中帐套号设置的最重要要求是(B)。

　　A. 只能用两位数字 B.账套号不能重复 C.只能用两位字符 D.可以任意设置

　　3、 账务系统中，建成后，(B)参数可以修改。

　　A.启用日期 B.单位名称 C.编码规则 D.采用的会计制度日期

　　4、 账务处理系统中，建账时间设定后，可以在次年重新修订。(X)

第二节 系统初始化

　　一、概述

　　系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。

　　二、设置基础档案

　　(一)设置部门档案

　　部门档案设置是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。掌握操作步骤。

　　(二)设置职员档案

　　职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。

　　(三)设置客户档案

　　如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。

　　(二)修改和删除会计科目

　　修改或删除会计科目应遵循“自上而下”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。

　　修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下一级科目的期初余额(改为0)，然后再删除或修改本级科目。

　　科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。

　　(三)指定会计科目

　　指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。

　　例题：

　　1.“管理费用”科目通常设置的辅助核算是( )。(单选)

　　A.个人往来 B.部门核算 C.项目核算 D.客户往来

　　答案：B。各单位对于管理费用通常是按部门进行预算控制的，因此对于管理费用科目应设置部门辅助核算。

　　2.删除会计科目时，应先删除上一级科目，然后再删除本级科目。( )

　　答案：×。修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。
四、设置凭证类别
　　通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：

　　1. 记账凭证

　　2. 收款凭证、付款凭证、转账凭证

　　3. 现金凭证、银行凭证、转账凭证

　　4. 现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证

　　5. 自定义凭证类别

　　某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：

　　1. 借方必有

　　2. 贷方必有

　　3. 凭证必有

　　4. 凭证必无

　　5. 无限制

　　五、输入期初余额

　　期初余额录入是将手工资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。

　　期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入，辅助核算科目期初余额录入。

　　(一)总账期初余额录入。

　　对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入起初余额。
(二)辅助科目期初余额录入。
　　在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来地，也就是说不能直接输入总账期初数。

　　(三)试算平衡

　　期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。

　　例题：

　　1.输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。( )(判断)

　　答案：×。输入期初余额时，余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据是由系统自动计算出来的，不需要手工输入。

　　2. 下列关于期初余额的描述中，正确的有( )。(多选)

　　A.所有科目都必须输入期初余额

　　B.红字余额应输入负号

　　C.期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证

　　D.如果已经记过账，则还可修改期初余额。

　　答案：BC。并不是所有的科目都输入期初余额，对于损益类科目一般没有期初余额。如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。

第三节 日常业务处理

　　一、填制凭证

　　在实际工作中，可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容。填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。

　　1.增加凭证

　　记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分;二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。

　　(1)凭证头内容

　　①凭证类别

　　②凭证编号

　　③制单日期

　　④附单据数

　　提示：

　　① 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期;

　　② 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

　　(2)凭证正文内容

　　①摘要

　　②科目

　　③辅助信息

　　④金额

　　提示：

　　① 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空;

　　② 科目编码必须是末级的科目编码;

　　③ 金额不能为零，红字以“-”表示;

　　④ 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置;

　　⑤ 不能确定的辅助核算信息可不输入。

　　(3)具体操作：

　　① 增加一张普通凭证

　　② 增加一张有辅助核算信息的凭证

　　2.修改凭证

　　在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可以修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。

　　3.删除凭证

　　(1)作废/恢复凭证

　　当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法是：找到要作废的凭证，执行“制单——作废/恢复”命令。作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。

　　(2)整理凭证

　　凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。

　　4.查询凭证

　　用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

　　具体操作：查询未记账的付款凭证。

　　例题：

　　1.凭证保存后，( )是可以修改的。(多选)

　　A.制单日期 B.摘要 C.凭证编号 D.金额

　　答案：ABD。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

　　2.账务处理系统中，记账凭证的编号不应(D)。